Vergaderen

Wat is vergaderen?

Een vergadering is een bijeenkomst van een groep mensen die met elkaar spreken volgens vooraf aangegeven agendapunten. Een effectieve vergadering vereist een goede voorbereiding. Op deze pagina tref je een aantal tips aan die je kunnen helpen wanneer je een vergadering gaat plannen. Vaak wordt er te lang vergaderd en komt er te weinig uit. Hieronder tevens enkele tips om eens anders te vergaderen, zodat vergaderen weer zinvol en leuk is. Niet te lang, maar wel leerzaam en met goede eindresultaten.

Uitwisselen van informatie en ideeën

Vergaderen is een manier om mensen bijeen te brengen om te praten over een bepaald onderwerp of om een beslissing te nemen. Het kan plaatsvinden in een vergaderruimte, een kantoor, een conferentiecentrum of zelfs online. Tijdens een vergadering kunnen de deelnemers discussiëren, ideeën uitwisselen, informatie delen en problemen oplossen. Vergaderen kan helpen om de productiviteit te verhogen, problemen op te lossen en gemeenschappelijke doelen te bereiken. Het is belangrijk om een goed georganiseerde vergadering te houden, met een duidelijk doel, een vastgestelde agenda en voldoende tijd om aan alle punten te werken. Wil je vergaderen op een externe locatie, dan vind je op deze pagina alvast de mooiste vergaderlocaties waar jullie in alle rust kunnen vergaderen.

Een vergaderlocatie met rust en privacy

Ben je op zoek naar een locatie waar je landelijk en sfeervol kunt vergaderen, dan ben je bij BuitenBusiness aan het juiste adres. Op deze website vind je meer dan 400 vergaderlocaties waar je in een natuurlijke omgeving kunt vergaderen. Boerderijtjes, landhuizen en villa's op unieke plekken op het platteland. Geniet tijdens jullie vergadering van de rust en ruimte en het groene uitzicht. Letterlijk groen vergaderen met uitzicht op weilanden, bossen of water. Tussendoor loop je zo even naar buiten voor een frisse neus. Perfect voor een vergadering waarbij je rust en privacy kunt gebruiken.

Vergaderen en overnachten

Het combineren van vergaderen en overnachten kan een praktische en efficiënte manier zijn om zakelijke bijeenkomsten te houden, vooral als je mensen uit verschillende steden of zelfs landen wilt laten deelnemen. Er zijn verschillende opties om te overwegen als je vergaderen en overnachten wilt combineren zoals bijvoorbeeld een hotel of een zalencentrum. Dit kan een gemakkelijke en comfortabele optie zijn, met vergaderruimtes, catering en accommodatie op één plek. Een conferentiecentrum met overnachtingsmogelijkheden beschikt vaak over grotere vergaderruimtes en kan ook overnachting en catering aanbieden. Een bed & breakfast of een klein hotel is geschikt wanneer je een intieme en informele setting zoekt om te vergaderen en overnachten. Een buitenlocatie, zoals een landhuis of een kasteel biedt vaak een unieke en onvergetelijke setting voor een meerdaagse vergadering. Er zijn nog veel andere opties om te overwegen als je vergaderen en overnachten wilt combineren, dus neem de tijd om te zoeken en te vergelijken om de beste optie te vinden voor jouw specifieke behoeften.

Vergaderruimtes met een huiselijke sfeer

Bij BuitenBusiness vind je 400+ vergaderlocaties waar je in een huiselijke sfeer kunt vergaderen. De vergaderlocaties bevinden zich in een rustige en sfeervolle omgeving zoals een landhuis, boerderij, kasteel of een oud pand. De vergaderruimtes zijn ruimtes met een huiselijke sfeer zoals een bibliotheek of een woonkamer. Voor de catering maken de locaties vaak gebruik van lokale en seizoensgebonden producten om een huiselijke sfeer te creëeren. De meeste locaties bieden huiselijke faciliteiten aan zoals bijvoorbeeld een open haard, een barbecue, een terras en een tuin. Via de uitgebreide zoekfilters vind je snel en makkelijk de mooiste locaties waar je huiselijk en sfeervol kunt vergaderen.

Vergadering plannen

Wanneer je een vergadering gaat plannen, is het goed om eerst naar de doelstellingen en de deelnemers te kijken. Afhankelijk hiervan wordt de vergader-vorm en de best passende voorzitter gekozen. De agenda wordt van tevoren aan de deelnemers kenbaar gemaakt, hieronder tref je een aantal voorbeeld punten aan voor op de agenda. Belangrijk is dat iedereen zich aan de agenda houdt en dat de doelstelling niet uit het oog verloren wordt. De secretaris of notulist notuleert tijdens de vergadering en zorgt dat de aanwezigen na afloop de notulen van de vergadering krijgen, zodat ze in een volgende vergadering verbeterd en goedgekeurd kunnen worden.

Agenda punten voor een vergadering

Een vergadering verloopt volgens de vooraf opgestelde agenda. Welke punten op de agenda staan is afhankelijk van degene die de vergadering organiseert, de aanwezigen en de doelstelling. In het algemeen staan de volgende punten op de agenda:

• Opening
• Vaststellen agenda
• Goedkeuren notulen / Evaluatie vorige vergadering
• Mededelingen
• Ingekomen stukken
• Rondvraag
• Planning volgende vergadering
• Sluiting

Desgewenst kunnen deze punten aangevuld worden met de naam van de voorzitter, de namen van de aan- en afwezigen en de naam van de eindverantwoordelijke.

Effectief vergaderen

Om zinvol, doelgericht en snel te vergaderen, kan je op de agenda tevens de volgende punten aangeven:

• Doelstelling van de vergadering
• Wat er van de deelnemers wordt verwacht
• Maximale tijd die voor de vergadering en per onderdeel is ingepland
• Welke voorbereiding van de deelnemers wordt verwacht
• Bijlagen bij bepaalde stukken
• Werkwijzen en procedures

Anders vergaderen

Soms kan het zinvol zijn om je vergadering anders te organiseren. Bijvoorbeeld op een externe locatie, waar deelnemers in een huiselijke en sfeervolle omgeving verblijven. Op deze website vind je een unieke verzameling bijzondere vergaderlocaties. Wil je echt "out-of-the-box" vergaderen, kies dan voor een creatieve, originele locatie. Om deelnemers te motiveren en tot actie aan te zetten, kan een verfrissende vergaderbreak ingepland worden. Bekijk hier een aantal mogelijkheden van anders-dan-anders vergaderbreaks die op iedere gewenste locatie ingezet kunnen worden. Om tijd te besparen, kan je er ook voor kiezen om staand te vergaderen of de vergadering te combineren met bijvoorbeeld een teambuildingsdag.

Verschillende vergadervormen

Er zijn verschillende vergadervormen, die desgewenst in één vergadering gecombineerd kunnen worden:

• Brainstormvergadering: bij een brainstorm staat het nadenken over en zoeken naar allerlei verschillende oplossingen voor een bepaald probleem centraal. Iedereen komt aan bod en beslissingen worden meestal niet direct genomen.
• Instructievergadering: hierbij worden de bedoelingen uitgelegd en de taken verdeeld. Bij deze vergadervorm speelt de voorzitter een nadrukkelijke rol.
• Informatieve vergadering: hierbij staat staat het uitwisselen van informatie centraal. Iedereen kan informatie geven en krijgen. Er is ruimte voor presentaties en het stellen van vragen. De voorzitter leidt alles in goede banen.
• Besluitvormende vergadering: deze vorm wordt gebruikt wanneer de doelen zijn vastgesteld en de voortgang bewaakt moet worden. Deelnemers wisselen in beperkte mate informatie en standpunten uit. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. Een besluitvormende vergadering wordt strak geleidt door de voorzitter.
• Bijzondere vorm van vergaderen, zoals bijvoorbeeld een werkoverleg. Hierbij worden de lopende zaken doorgenomen: welke werkzaamheden zijn er, hoe is de voortgang, zijn er vragen of problemen. Het overleg duurt vaak kort (maximaal een uur) en is bedoeld om voor de rest van de week voor iedereen duidelijkheid te scheppen waar de prioriteiten liggen.

Telefonisch vergaderen

Een telefonische vergadering is een vooraf afgesproken telefoongesprek met meer dan twee personen, op basis van vooraf besproken doelstellingen. De deelnemers kunnen zich fysiek op verschillende locaties bevinden, maar vergaderen via een gezamenlijke telefoonlijn. Er kan op twee manieren telefonisch vergaderd worden: voor kosten van de organisator of voor eigen rekening van de deelnemers. Bij een "dail-in vergadering" belt iedereen zelf naar een bepaald nummer en zijn de kosten voor rekening van de deelnemers. Bij een "dail-out vergadering" wordt iedereen op een vooraf overeengekomen tijdstip gebeld. De telefoonkosten zijn hierbij voor de organisator. Het voordeel van een telefonische vergadering is dat er zonder tijdsverlies en reiskosten voor de deelnemers vanaf verschillende locaties vergaderd kan worden.

Tips voor deelnemers aan een vergadering

Als deelnemer wil je graag dat een vergadering snel, effectief en prettig verloopt. Dat kan wanneer iedereen zich aan de volgende regels houdt:

• Je bent op tijd aanwezig.
• Je respecteert de voorzitter
• Je laat anderen uitpraten.
• Je luistert goed naar anderen
• Je geeft alleen reactie op het agendapunt wat op dat moment aan de orde is
• Je formuleert je reactie kort en bondig.
• Je accepteert genomen besluiten.
• Je houdt je aan de gemaakte afspraken en hebt na afloop een pro-actieve instelling

400 Vergaderlocaties en 40 Vergaderbreaks

Bekijk hier de meest inspirerende vergaderlocaties in Nederland en net over de grens. Bekijk hier bijzondere vergaderbreaks die op iedere gewenste locatie verzorgd kunnen worden. Heb je hulp nodig bij de organisatie van je vergadering? Neem dan contact met ons op.