Tips om efficient te vergaderen
Efficient vergaderen begint bij een goede agenda. Zorg dat iedereen ruim op tijd over alle agendapunten beschikt en dat deze duidelijk zijn voor iedereen. De agenda geeft structuur aan het vergaderproces en wordt gebruikt als leidraad bij het notuleren en het maken van spraken. Maak heldere, communicatieve afspraken, spreek verwachtingen uit en meet resultaten. En, heel belangrijk: zorg voor een veilige, inspirerende omgeving.
Een effectieve vergaderlocatie
De juiste locatie is essentieel voor een goede en effectieve vergadering. Een veilig omgeving is een basisbehoefte. Deelnemers worden aanvallend of stil wanneer er sprake is van stress of wanneer ze zich niet veilig voelen. Een effectieve vergaderlocatie schept de basis voor een goede, open sfeer om op de juiste manier met elkaar te kunnen communiceren. Het is raadzaam om de vergadering op een externe locatie te laten plaatsvinden, bij voorkeur op een locatie waar geen andere gasten aanwezig zijn. De deelnemers zijn op deze manier op elkaar gericht en zullen niet worden beïnvloed of afgeleid door de omgeving. Ook de natuur heeft een goede invloed op het vergaderproces. Bij BuitenBusiness.nl vindt je effectieve vergaderlocaties in de natuur. Let bij kiezen van de locatie op de volgende zaken:
- Hoe is de sfeer op de locatie?
- Zijn er voldoende faciliteiten?
- Zijn de stoelen prettig om langer op de zitten?
- Kan zittend vergaderen afgewisseld worden met staand vergaderen?
- Is er voldoende daglicht in de vergaderruimte?
- Is de temperatuur goed regelbaar?
- Kan je tussendoor naar buiten?
Besluitvorming
Bedenk van tevoren hoe de besluitvorming gaat plaatsvinden. Dit kan op vele manieren: unaniem, democratisch, autocratisch of creatief. De manier waarop een besluit wordt genomen heeft direct invloed op de tijd die nodig is om tot het besluit te komen en heeft tevens invloed op het draagvlak dat gecreeerd wordt binnen het team. Kies voor een manier welke past binnen jullie team en binnen jullie bedrijf. Focus hierbij op het belang en niet op de positie. Denk in resultaten en maak keuzes in het belang van het team en de organisatie. Zorg ervoor dat alle deelnemers over alle relevante informatie beschikken en stel veel vragen tijdens de vergadering. Wil je anderen beinvloeden en overtuigen, leg dan je beweegredenen en voornemens uit. Dit helpt anderen om je beter te begrijpen.
De voorzitter
Zorg voor goed leiderschap, welke in dienst staat van het team. Wijs iemand aan die deze rol serieus neemt en vanuit deze rol het team faciliteert. Een goede voorzitter begint de vergadering met het creeeren van gemeenschappelijke waarden en de juiste houding bij de deelnemers. De basis van een effectief team is goede communicatie, compassie, transparantie, collegialiteit en het gezamenlijk nemen van onderbouwde besluiten. De voorzitter leidt het vergaderproces in goede banen en houdt de tijd in de gaten. Hij zorgt er tevens voor dat iedereen aan het woord komt en stelt vragen aan deelnemers die niets zeggen.
In 5 stappen naar een effectief vergaderproces
Eigenlijk is het best eenvoudig. Een effectief vergaderproces bestaat uit 5 stappen:
1. De juiste voorwaarden scheppen
2. Voorbereidingen treffen (agenda)
3. Vergaderen
4. Notuleren en vastleggen van de afspraken
5. Bewaken van de voortgang
Stap 1: de juiste voorwaarden voor een geslaagde vergadering
Een goede voorbereiding is een must voor een effectieve vergadering. Daarvoor moeten de juiste voorwaarden aanwezig zijn. Zorg voor een veilige, inspirerende omgeving waar de vergadering plaatsvindt. Bekijk hier een lijst met de meest inspirerende vergaderlocaties. Maak vergader afspraken en richtlijnen. Hoe gaan we met elkaar om en op welke wijze wordt er gecommuniceerd? Een inspirerende locatie en een effectieve communicatie zijn de basis van een efficiente vergadering.
Stap 2: de voorbereiding
Welk resultaat wil je bereiken met de vergadering? Dat is de basis waarop de agenda opgesteld wordt en bepaald wordt wie er bij de vergadering aanwezig dienen te zijn. In dit stadium is het handig wanneer de voorzitter alvast de belangrijkste agendapunten doorgeeft aan de deelnemers, zodat zij zich goed kunnen voorbereiden.
Stap 3: de vergadering
Wanneer je daadwerkelijk effectief wilt vergaderen, is er een belangrijke rol weggelegd voor de voorzitter. De voorzitter zorgt voor een optimaal vergaderproces en leidt de discussies in goede banen, houdt de tijd in de gaten en stuurt richting besluitvorming. Belangrijk is dat de voorzitter goed luistert naar wat er gezegd wordt en vooral ook naar wat er niet gezegd wordt, maar mogelijk toch belangrijk is. De voorzitter zorgt er tevens voor dat iedereen betrokken is en effectief communiceert volgens de afgesproken richtlijnen.
Stap 4: het vastleggen van de gemaakte afspraken
Afspraken maken kan alleen wanneer deze ook daadwerkelijk vastgelegd worden. Leg de besluiten kort en krachtig vast en maak deze SMART: Specifiek, Meetbaar (wie), Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden (wanneer).
Stap 5: bewaken van de voortgang
In veel organisaties gaat het op dit punt fout. Het is natuurlijk de bedoeling dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt en de gemaakte afspraken nakomt. Er zal iemand aangewezen moeten worden die dit gedeelte van het vergaderproces bewaakt en de deelnemers erop aanspreekt wanneer ze de gemaakte afspraken niet nakomen. Ook is het raadzaam om het vergaderproces regelmatig te evalueren en te kijken wat er nog verbeterd kan worden.
De rondvraag
Laat de rondvraag niet te lang duren. Vaak wordt dit onderdeel misbruikt om niet ingediende agendapunten alsnog te behandelen, de voorzitter dient dit te voorkomen. De rondvraag is alleen bedoeld om te informeren bij de deelnemers of er nog iets is vergeten of dat er nog iets onder de aandacht gebracht moet worden. Wanneer dat inderdaad het geval is, kan er na een korte toelichting direct een actie aan gekoppeld worden. Onderwerpen die niet bijdragen aan het doel van de vergadering horen niet thuis bij de rondvraag, net zoals mededelingen die langer dan een paar minuten duren. Komen deelnemers tijdens de rondvraag terug op een onderwerp uit de vergadering, dan kan door de voorzitter terugverwezen worden naar de reeds gemaakte afspraken over dit onderwerp.
Vergaderbreak
Vergaderen kan soms energieslurpend zijn, bijvoorbeeld door onderhuidse ergernissen tussen deelnemers of doordat oude conflicten weer oplaaien. Voor de sfeer binnen het team kan het heel goed zijn om de vergadering te onderbreken of af te sluiten met een actieve vergaderbreak. Wanneer deze break inspeelt op het doel van de vergadering, is er een win-win situatie. Communicatiestijlen worden helder waardoor de onderlinge communicatie verbetert, emoties worden in andere banen geleid en constructieve feedback zorgt voor blijvende, positieve verandering binnen teams. Enkele voorbeelden van dergelijke vergaderbreaks zijn: teambuilding schapendrijven (alleen samenwerken leidt tot resultaat), brug bouwen (twee teams werken aan 1 doel) of spiegelen met honden (communicatie- en leiderschapstijlen).
Tot slot: 10 snelle vergadertips voor een effectieve vergadering
Tip 1: Kies de juiste locatie
Tip 2: Zorg voor een goede voorbereiding
Tip 3: Kies de juiste voorzitter
Tip 4: Maak een agenda gericht op doelstellingen
Tip 5: Vergader niet langer dan 1,5 achter elkaar
Tip 6: Plan een actieve vergaderbreak in
Tip 7: Zorg ervoor dat afspraken vastgelegd en nagekomen worden
Tip 8: Creeer een veilige sfeer en respect onder de deelnemers
Tip 9: Vergader op een externe locatie, bij voorkeur in de natuur
Tip 10: Vergeet de rondvraag voor een effectieve vergadering
