Vergaderen op afstand

Blog door BuitenBusiness - Gepubliceerd op 17 March 2020

Bij BuitenBusiness zijn wij natuurlijk grote voorstanders van vergaderen op een externe locatie. Tegenwoordig is het echter in steeds meer bedrijven normaal dat medewerkers vanuit huis of op verschillende plekken werken. Fysiek vergaderen is hierdoor niet altijd meer mogelijk. Maar omdat we met z'n allen nou eenmaal héél veel vergaderen, kan een vergadering op afstand oplossing bieden. 

Voordelen van een vergadering op afstand

Vergaderen op afstand kent veel voordelen, zowel voor de werkgever als de werknemer:

  • Het bespaart tijd. Je hebt geen reistijd, geen last van files of een vervelende jetlag. Ook heel fijn: digitale vergaderingen duren minder lang. 
  • Het bespaart geld. Met een vergadering op afstand bespaar je enorm op reiskosten, locatiehuur, hotelovernachtingen en eten & drinken. 
  • Het is efficiënter: collega's van verschillende teams, locaties of zelfs landen kunnen gemakkelijk bij elkaar komen om beslissingen te maken en knopen door te hakken.
  • Het zorgt voor een goede uitwisseling van informatie. Door te werken in de cloud kun je eenvoudig bestanden en documenten met elkaar delen.
  • Betere werk-privé balans: doordat je niet meer naar kantoor hoeft te komen voor een vergadering, ben je eerder geneigd om deel te nemen. Ook wanneer deze vergadering misschien plaatsvindt op je vrije dag. 
  • Het is duurzaam! Vergaderen op afstand verlaagt de filedruk en draagt bij aan de verlaging van de C02-uitstoot. 

Hoe werkt vergaderen op afstand?

Oké, dat zijn heel wat voordelen. Maar hoe werkt dat nou precies; vergaderen op afstand? Volgens de website Frankwatching kunnen we op dit moment het meest verwachten van online vergadertools. Denk hierbij aan Skype (for business), Google Hangouts, Wereby, Google Meet, BlueJeans, Anymeeting, Zoom, WebEx en Join.Me. In de betaalde versies heb je vaak een betrouwbare verbinding, technische support en meer mogelijkheden om documenten te delen of samen te werken op een whiteboard. 

Online vergaderen: wat heb je nodig?

Vergaderen op afstand betekent niet dat je elkaar niet ziet. Met bovenstaande tools vindt de vergadering plaats via video. Zorg dus voor het best mogelijke plaatje. Een aantal spelregels:

  • Zorg voor een goede camera, microfoon en (nog belangrijker) een goede internetverbinding
  • Plaats je gezicht duidelijk midden in beeld
  • Draag professionele en rustig ogende kleding 
  • Zorg voor genoeg licht, waarbij daglicht altijd het beste is
  • Creëer een rustige en aantrekkelijke achtergrond
  • Zog dat je niet gestoord kunt worden
  • En heel belangrijk: kijk altijd in de camera!

Wanneer je onderweg bent heb je de set-up iets minder in de hand dan wanneer je thuiswerkt. Zorg er in dat geval voor dat je een rustig plekje opzoekt (dus geen rumoerig café) en plaats je telefoon of device in een houder voor je. 

Tips voor een effectieve vergadering op afstand

Tot zover de voorbereiding. Nu begint het echte werk. Net als bij een fysieke vergadering is het handig om bij vergaderen op afstand een aantal basisprincipes aan te houden. Hieronder 7 tips voor een effectieve online vergadering:

Tip 1: wees op tijd. Net als bij een fysieke vergadering houdt niemand van laatkomers. Dus zorg dat je een paar minuten voor aanvang achter je pc of telefoon zit en alle benodigde tools hebt opgestart. 
Tip 2: introduceer je zelf. Vooral wanneer je vergadert met collega's die je niet wekelijks ziet. 
Tip 3: laat elkaar uitspreken. Zeker bij een vergadering via internet is het zorg dat niet iedereen door elkaar spreekt. Handig: wijs een gespreksleider aan die de communicatie tijdens jullie videovergadering kan stroomlijnen.
Tip 4: vermijd afleiding. Niets zo storend als een huilende baby of het geluid van de televisie op de achtergrond. Zorg dus voor een rustige ruimte, waar je niet gestoord kunt worden. Ook wanneer je niet vanuit huis werkt. 
Tip 5: behoud je focus. Ga tijdens de vergadering niet je social media checken of appjes versturen. Loop ook niet weg om naar de toilet te gaan of iets te drinken te pakken.
Tip 6: niets zo vervelend als een kauwende en krakende collega, ga dus niet eten tijdens de videovergadering
Tip 7: tot slot: zorg voor een goede werkomgeving waarin documenten direct online met elkaar gedeeld kunnen worden. 

Fysiek of online vergaderen?

Een vergadering op afstand kent veel voordelen, dat is inmiddels duidelijk. Online vergaderen is ontzettend handig wanneer je collega's op verschillende locaties hebt, als er collega's zijn die thuiswerken of als je klanten op afstand hebt. Iedereen kan tegelijkertijd deelnemen aan een vergadering, ongeacht zijn of haar locatie. Het scheelt veel (reis)tijd en kosten, terwijl iedereen elkaar toch kan zien. Het blijft echter ook heel belangrijk om af en toe in het echt af te spreken. Vergaderen in real life draagt bij aan het teamgevoel en maakt het mogelijk om non-verbale communicatie en emoties te interpreteren. Wat ons betreft is een afwisseling tussen fysiek en digitaal vergaderen dus het beste.

Vergaderen buiten de deur

Mocht je binnenkort een fysieke meeting buiten de deur willen plannen, dan kennen wij hiervoor de mooiste plekjes. Bekijk onze website en laat je inspireren, of neem contact met ons op voor persoonlijk advies.