Vergaderen

Wat is vergaderen? Een vergadering is een bijeenkomst van een groep mensen die met elkaar spreken volgens vooraf aangegeven agendapunten. Een effectieve vergadering vereist een goede voorbereiding. Hieronder tref je een aantal tips aan die je kunnen helpen wanneer je een vergadering gaat plannen. Vaak wordt er te lang vergaderd en komt er te weinig uit. Hieronder tevens enkele tips om eens anders te vergaderen, zodat vergaderen weer zinvol en leuk is. Niet te lang, maar wel leerzaam en met goede eindresultaten. 

Vergadering plannen

Wanneer je een vergadering gaat plannen, is het goed om eerst naar de doelstellingen en de deelnemers te kijken. Afhankelijk hiervan wordt de vergader-vorm en de best passende voorzitter gekozen. De agenda wordt van tevoren aan de deelnemers kenbaar gemaakt, hieronder tref je een aantal voorbeeld punten aan voor op de agenda. Belangrijk is dat iedereen zich aan de agenda houdt en dat de doelstelling niet uit het oog verloren wordt. De secretaris of notulist notuleert tijdens de vergadering en zorgt dat de aanwezigen na afloop de notulen van de vergadering krijgen, zodat ze in een volgende vergadering verbeterd en goedgekeurd kunnen worden.

Agenda vergadering

Een vergadering verloopt volgens de vooraf opgestelde agenda. Welke punten op de agenda staan is afhankelijk van degene die de vergadering organiseert, de aanwezigen en de doelstelling. In het algemeen staan de volgende punten op de agenda:

  • Opening
  • Vaststellen agenda
  • Goedkeuren notulen / Evaluatie vorige vergadering
  • Mededelingen
  • Ingekomen stukken
  • Rondvraag
  • Planning volgende vergadering
  • Sluiting

Desgewenst kunnen deze punten aangevuld worden met de naam van de voorzitter, de namen van de aan- en afwezigen en de naam van de eindverantwoordelijke.

Effectief vergaderen

Om zinvol, doelgericht en snel te vergaderen, kan je op de agenda tevens de volgende punten aangeven:

  • Doelstelling van de vergadering
  • Wat er van de deelnemers wordt verwacht
  • Maximale tijd die voor de vergadering en per onderdeel is ingepland
  • Welke voorbereiding van de deelnemers wordt verwacht
  • Bijlagen bij bepaalde stukken
  • Werkwijzen en procedures 

Anders vergaderen

Soms kan het zinvol zijn om je vergadering anders te organiseren. Bijvoorbeeld op een externe locatie, waar deelnemers in een huiselijke en sfeervolle omgeving verblijven. Op deze website vind je een unieke verzameling bijzondere vergaderlocaties. Wil je echt "out-of-the-box" vergaderen, kies dan voor een creatieve, originele locatie. Om deelnemers te motiveren en tot actie aan te zetten, kan een verfrissende vergaderbreak ingepland worden. Bekijk hier een aantal mogelijkheden van anders-dan-anders vergaderbreaks die op iedere gewenste locatie ingezet kunnen worden. Om tijd te besparen, kan je er ook voor kiezen om staand te vergaderen of de vergadering te combineren met bijvoorbeeld een teambuildingsdag.

Verschillende vergadervormen

Er zijn verschillende vergadervormen, die desgewenst in één vergadering gecombineerd kunnen worden:

  • Brainstormvergadering: bij een brainstorm staat het nadenken over en zoeken naar allerlei verschillende oplossingen voor een bepaald probleem centraal. Iedereen komt aan bod en beslissingen worden meestal niet direct genomen.
  • Instructievergadering: hierbij worden de bedoelingen uitgelegd en de taken verdeeld. Bij deze vergadervorm speelt de voorzitter een nadrukkelijke rol.
  • Informatieve vergadering: hierbij staat staat het uitwisselen van informatie centraal. Iedereen kan informatie geven en krijgen. Er is ruimte voor presentaties en het stellen van vragen. De voorzitter leidt alles in goede banen.
  • Besluitvormende vergadering: deze vorm wordt gebruikt wanneer de doelen zijn vastgesteld en de voortgang bewaakt moet worden. Deelnemers wisselen in beperkte mate informatie en standpunten uit. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. Een besluitvormende vergadering wordt strak geleidt door de voorzitter.
  • Bijzondere vorm van vergaderen, zoals bijvoorbeeld een werkoverleg. Hierbij worden de lopende zaken doorgenomen: welke werkzaamheden zijn er, hoe is de voortgang, zijn er vragen of problemen. Het overleg duurt vaak kort (maximaal een uur) en is bedoeld om voor de rest van de week voor iedereen duidelijkheid te scheppen waar de prioriteiten liggen.

Telefonisch vergaderen

Een telefonische vergadering is een vooraf afgesproken telefoongesprek met meer dan twee personen, op basis van vooraf besproken doelstellingen. De deelnemers kunnen zich fysiek op verschillende locaties bevinden, maar vergaderen via een gezamenlijke telefoonlijn. Er kan op twee manieren telefonisch vergaderd worden: voor kosten van de organisator of voor eigen rekening van de deelnemers. Bij een "dail-in vergadering" belt iedereen zelf naar een bepaald nummer en zijn de kosten voor rekening van de deelnemers. Bij een "dail-out vergadering" wordt iedereen op een vooraf overeengekomen tijdstip gebeld. De telefoonkosten zijn hierbij voor de organisator. Het voordeel van een telefonische vergadering is dat er zonder tijdsverlies en reiskosten voor de deelnemers vanaf verschillende locaties vergaderd kan worden.

Tips voor deelnemers aan een vergadering

Als deelnemer wil je graag dat een vergadering snel, effectief en prettig verloopt. Dat kan wanneer iedereen zich aan de volgende regels houdt:

  • Je bent op tijd aanwezig.
  • Je respecteert de voorzitter
  • Je laat anderen uitpraten.
  • Je luistert goed naar anderen
  • Je geeft alleen reactie op het agendapunt wat op dat moment aan de orde is
  • Je formuleert je reactie kort en bondig.
  • Je accepteert genomen besluiten.
  • Je houdt je aan de gemaakte afspraken en hebt na afloop een pro-actieve instelling

Vergaderlocaties en vergaderbreaks

Bekijk hier de meest inspirerende vergaderlocaties in Nederland en net over de grens. Bekijk hier bijzondere vergaderbreaks die op iedere gewenste locatie verzorgd kunnen worden. Heb je hulp nodig bij de organisatie van je vergadering? Neem dan contact met ons op.