Effectief vergaderen

Blog door BuitenBusiness - Gepubliceerd op 22 May 2015

Effectief vergaderen, hoe doe je dat? Vergaderen hoort erbij en is noodzakelijk om goed te kunnen samenwerken en processen vloeiend te laten verlopen. Maar bij veel organisaties wordt er onnodig veel en vaak vergaderd. Hoe kom je snel tot de kern en zorg je dat de vergadering effectief en tijdbesparend is in plaats van dat het tijd kost? Hieronder een aantal tips om effectief te vergaderen. 

Een inspirerende locatie

De effectiviteit van vergaderingen laat nog wel eens te wensen over. Dat kan bijvoorbeeld te maken hebben met de voorbereiding, de agenda, maar vaak speelt de omgeving ongemerkt een belangrijke rol. Veel bedrijven kiezen ervoor om vergaderingen binnen het bedrijf te houden. Soms in een vergaderzaal, maar vaak ook gewoon in de kantine. Dit lijkt een goedkope en tijdbesparende oplossing. Toch is het vaak effectiever om op een andere locatie te vergaderen:

  • Inspiratie op locatie
    Een andere omgeving werkt inspirerend. Kies voor een locatie in de natuur, met rust en ruimte om je heen. Een out-of-the-box locatie nodigt uit om creatief te denken en te handelen. Bekijk hier een aantal bijzondere vergaderlocaties.
  • Geen afleiding 
    Op een externe locatie is er geen afleiding en wordt de tijd effectief besteed. Iedereen wordt gedwongen zich bezig te houden met de vergadering en niemand kan even weglopen voor een telefoontje of klus tussendoor.
  • Betere samenwerking
    Vergaderen in een andere setting nodigt uit om op een andere manier met elkaar om te gaan. Vaste rolpatronen worden makkelijker losgelaten en collega's leren elkaar op een andere manier kennen. Om de vergadering nog effectiever te maken, combineer je deze met een inspirerende activiteit op de locatie. Dit kan variëreren van een verfrissende wandeling door het bos, tot bijvoorbeeld een teambuilding schapendrijven.
  • Vergaderen op een inspirerende locatie is bewezen effectiever.
    Een van de moeilijkste dingen bij een vergadering, is het aanhouden van de agenda. Een externe locatie wordt voor een bepaalde tijd gehuurd en er zijn vaste tijden voor koffie- en lunchpauzes. De omgeving werkt inspirerend en er is geen afleiding van buitenaf, waardoor het onderwerp de volledige focus krijgt. Vergaderen op een inspirerende locatie is bewezen effectiever dan vergaderen in de eigen kantine.

Wil je ook effectief vergaderen op een inspirerende locatie? Bekijk hier de meest inspirerende vergaderlocaties in de natuur. 

Tips om effectiever te vergaderen

Hieronder een aantal tips om effectiever te kunnen vergaderen.

  • Zorg voor en goede voorbereiding. Denk hierbij aan de volgende punten:
    * Het plannen van de locatie, datum, tijdstip en duur van de vergaderen
    * Selecteer de deelnemers
    * Geef duidelijk aan hoe, tot wanneer en bij wie men agendapunten kan indienen
    * Wijs een voorzitter, notulist, timekeeper en desicion driver aan
    * Maak een aantrekkelijke agenda met adequate tijdsplanning
    * Stel het doel vast en benoem dit naar de deelnemers
    * Verstuur de uitnodiging op tijd en vergeet niet de bijbehorende agendastukken, zoals de agenda
    * Zorg voor een geschikte locatie waar je niet gestoord wordt en denk na over de gewenste opstelling
    * Is de catering en de apparatuur geregeld (beamer, flipover met stiften etc.)? 
  • Begin op tijd. Een effectieve vergadering begint altijd op tijd. Je hoeft niet te wachten tot iedereen er is. Een kwartier wachten is 25% van een uur vergadertijd.  
  • Hanteer een duidelijke agenda en zorg dat de vergadering gestructureerd verloopt. 
  • Geef van tevoren aan wat de pauzetijden zijn en wat de afspraken zijn omtrent het gebruik van mobiele telefoons
  • Let op de tijd en hou vast aan de agenda. Lees hieronder de timemanagement tips.
  • Voorkom de 4-uur dip. Houd rekening met piekperiodes waarin fysieke energie en mentale oplettendheid het hoogst is. Voor mensen die overdag werken  is dat tussen half 10 en half 12 en tussen 3 en 5 uur. De meeste mensen hebben een dip tussen 13.00 en 15.00 uur. Een perfect moment voor een inspirerende en actieve break. Bekijk hier een aantal mogelijkheden voor vergaderbreaks.
  • De beste dagen om te vergaderen zijn dinsdag, woensdag en donderdag. Op maandagochtend en vrijdagmiddag zijn veel mensen met de gedachten ergens anders...
  • Hou het zo kort mogelijk. Een goede tip hiervoor is om staand te vergaderen. Zet statafels in de vergaderruimte of vergader al wandelend in een bos. Wanneer het mogelijk is, is het ook effectief om telefonisch te vergaderen. Belangrijk hierbij is dat je de ander goed laat uitspreken. Lees hier meer over staand vergaderen.
  • Om je vergadering effectiever te maken, kan je de rondvraag eruit laten. Het item "Wat Verder Ter Tafel Komt" wordt vaak aangegrepen om allerhande zaken in de groep te gooien die niets met de doelstelling te maken hebben. Zonder rondvraag zullen deelnemers tijdes de vergadering beter opletten en wordt de tijd effectiever benut. 
  • Probeer de notulen binnen een dag na de vergadering te versturen, met daarin alle besproken punten kort en bondig beschreven. Denk aan een actielijst met een verantwoordelijke en een deadline.

Time-management voor een effectieve vergadering

Een effectieve vergadering duurt niet te lang. Hieronder een aantal tips om het zo kort mogeljk te houden:

  • Werk met startvragen en kernvragen, gericht op het doel van de vergadering
  • Luister actief, hoor en wederhoor, vat geregeld samen en maak aantekeningen
  • Denk aan het doel! Hou de vergadering doelgericht en kap af indien nodig
  • Bij problemen: vraag om oplossingen en verbeteringen
  • Zorg ervoor dat knopen zo snel mogelijk worden doorgehakt
  • Stimuleer de creativiteit, bijvoorbeeld door in een unieke setting te vergaderen
  • Probeer de deelnemers actief en betrokken te houden
  • Rem spraakzamen af, vraag zwijgzamen om hun mening
  • Bevorder kruisgesprekken en vermijd tweegesprekken
  • Hou personen en zaken gescheiden
  • Geef je eigen visie het laatst
  • Vat bondig samen en formuleer het besluit
  • Sluit de vergadering positief af 

Een goede sfeer

Discussies kunnen hoog oplopen tijdens een vergadering. Een goede sfeer zorgt voor meer effectiviteit in de vergadering. Hoe zorg je er voor dat er in een goede sfeer wordt vergaderd? Hieronder een aantal tips om een goede sfeer te bevorderen:

  • Spreek voorstelsgewijs
  • Vraag om verbeteringen en oplossingen
  • Probeer van tegenstanders gedogers te maken
  • Vermijd discussies over wie gelijk heeft
  • Stel vragen om het begrip te toetsen
  • Geef duidelijk aan wat er verwacht wordt met betrekking tot een agendapunt en wat aan het einde van de vergadering bereikt moet zijn
  • Vat verschillen en overeenkomsten samen
  • Trek tussentijds conclusies als mijlpalen naar consensus
  • Stel tot slot draagvlak en de mate van overeenstemming vast

Effectief vergaderen op een inspirerende locatie

Wil je ook effectief vergaderen op een inspirerende locatie? Bekijk hier alle inspiratie-locaties in Nederland en net over de grens.
Op zoek naar een inspirerende vergaderbreak? Bekijk hier vergaderbreaks die op iedere gewenste locatie verzorgd kunnen worden.