Algemene voorwaarden activiteiten, vergaderbreaks & events

A. Toepassing

1. Deze voorwaarden zijn van toepassing op al onze offertes en overeenkomsten aangaande vergaderbreaks, (teambuilding-) activiteiten en events en de daaruit voortvloeiende uitvoering van werkzaamheden en levering van diensten en goederen, zulks met uitsluiting van algemene voorwaarden van derden, w.o. toeleveranciers, klanten en opdrachtgevers.
2. Mocht een overeenkomst of arrangement namens een opdrachtgever of klant worden gesloten door een derde, dan staat deze derde ervoor in dat de opdrachtgever c.q. klant deze voorwaarden heeft aanvaard, bij gebreke waarvan de derde aan deze voorwaarden is gebonden als ware hij zelf opdrachtgever of klant is.

B. Overeenkomst

3. Een overeenkomst komt tot stand door aanvaarding van onze offerte door de opdrachtgever/klant.
4. Offertes zijn vrijblijvend en kunnen mitsdien door ons nog na de aanvaarding door de opdrachtgever/klant schriftelijk worden herroepen.
5. Een herroeping zal door ons uiterlijk 10 dagen na ontvangst van de aanvaarding worden verzonden.
6. Overeenkomsten betreffen uitsluitend de kern van de prestatie zoals deze in de offerte is gespecificeerd. Geen beroep kan worden gedaan op en geen rechten kunnen worden ontleend aan algemene informatie die in de folder-, website en/of reclame uitingen is gegeven.
7. De inhoud van de overeenkomst is bepaald door de in de offerte of bevestiging van de overeenkomst gespecificeerde werkzaamheden en te verlenen of beschikbaar gestelde diensten.
8. Alle prestaties die ten behoeve van het overeengekomen event moeten worden geleverd en niet zijn beschreven volgens artikel B.7 zullen worden beschouwd als bijkomende werkzaamheden en kunnen apart in rekening worden gebracht.

C. Aansprakelijkheid

9. Wij erkennen geen aansprakelijkheid voor schade die niet op normale voorwaarden kon worden verzekerd en de verzekeringsmaatschappij de schade niet tevens heeft vergoed of voor zover van een derde geen vergoeding werd verkregen.
10. Wij zijn nimmer aansprakelijk voor welke schade dan ook door de opdrachtgever/klant en/of gasten en/of derden geleden tenzij wordt aangetoond dat de schade het directe gevolg is van verwijtbaar handelen onzerzijds.
11. In geen geval zijn wij gehouden een hoger bedrag aan schadevergoeding te betalen dan de reserveringswaarde of het door de verzekeraar van ons aan ons terzake uitbetaalde bedrag of een van een derde verkregen vergoeding.
12. Voor schade aan of met door de opdrachtgever/klant meegenomen goederen, waaronder apparatuur, software bestanden, mediahulpmiddelen, bescheiden monster en voertuigen veroorzaakt zijn wij nimmer aansprakelijk te houden tenzij de schade het rechtstreekse gevolg is van opzet onzerzijds.
13. Wij zijn ook niet aansprakelijk voor schade direct of indirect aan wie of wat ontstaan als direct of indirect gevolg van enig gebrek of enige hoedanigheid of omstandigheid aan, in of op de aan ons ter beschikking staande onroerende zaak en/of behorende opstallen.
14. De opdrachtgever/klant vrijwaart ons voor aanspraken van derden die uit de hier onder C. bedoelde hinder en schade voortvloeien.

D. Overmacht

15. Als overmacht zal voor ons gelden iedere voorziene, onvoorziene, voorzienbare of onvoorzienbare omstandigheid die de uitvoering van de aangegane overeenkomst voor ons zodanig bemoeilijkt dat uitvoering redelijkerwijs onmogelijk of ondoenlijk wordt.
16. Hieronder wordt mede verstaan zodanige omstandigheden bij personen en/of diensten en/of instellingen, waarvan wij in het kader van de voorbereiding en uitvoering van de overeenkomst gebruik moeten en behoren te maken, alsmede alles wat voor voornoemden als overmacht of opschortende dan wel ontbindende voorwaarden geldt.

E. Facturatie

17. Voorafgaand aan het event zenden wij een nota toe à 100% van de boekingswaarde. Deze nota zal voor aanvang van het event voldaan moeten zijn.
18. Indien de opdrachtgever/klant nalatig blijft het volledig verschuldigde bedrag te voldoen voor aanvang van het event, behouden wij ons het recht voor het geplande event te annuleren, zonder hierbij aansprakelijk gesteld te kunnen worden voor eventuele gevolgschade van de opdrachtgever/klant. Tussentijdse opzegging als hier bedoeld ontslaat de opdrachtgever/klant niet uit zijn overeengekomen financiële verplichtingen.
19. Bij alle genoemde vergaderbreaks en evenementen worden de volgende reiskosten in rekening gebracht, berekend over het volledige traject, tenzij anders overeengekomen:

  • Tarief 1: € 55,--, bij minder dan 100 km. vanaf Utrecht 
  • Tarief 2: € 90,--, van 100 tot 250 km. vanaf Utrecht 
  • Tarief 3: € 145,--, bij meer dan 250 km. vanaf Utrecht 
    Indien het programma “Teambuilding Schapendrijven” plaatsvindt op een locatie in Zuid-Limburg of Zeeland, wordt een toeslag van € 200,-- in rekening gebracht bovenop de reguliere reiskosten.

20. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig doorgeven van de juiste gegevens voor de facturatie. Indien deze gegevens niet juist zijn doorgegeven rekenen wij bij iedere aanpassing € 25,-- administratiekosten.
21. Op de dag van het event worden de deelnemers geteld. Wanneer blijkt dat meer mensen deelnemen dan door opdrachtgever vooraf kenbaar gemaakt, worden de kosten hiervoor evenredig doorberekend op basis van nacalculatie, verhoogd met 10% over het totaalbedrag.
22. De prijsstelling is exclusief 21% BTW.

F. Annulering

23. De door de opdrachtgever/klant te betalen schadevergoeding in verband met annulering van de door de opdrachtgever/klant gereserveerde en vastgelegde diensten, die onder verantwoordelijkheid van BuitenBusiness B.V. vallen, worden vastgesteld op basis van de waarde als vastgelegd in de door de opdrachtgever/klant aanvaardde offerte, hier nader te noemen reserveringswaarde.
24. Tot 14 dagen voor aanvang mag tot 10% van het aantal personen kosteloos geannuleerd worden.
25. De opdrachtgever/klant dient ons schadeloos te stellen bij volledige annulering en wel tegen een percentage van:

  • a. 50% bij annulering gelijk of minder dan 30 dagen voor de ingangsdatum
  • b. 75% bij annulering gelijk of minder van 21 dagen voor de ingangsdatum
  • c. 100% bij annulering gelijk of minder dan 14 dagen voor de ingangsdatum

een en ander onverminderd het recht op verdere schadeloosstelling indien daartoe gronden aanwezig zijn.
26. Als het aantal deelnemers minder is dan het opgegeven aantal vindt geen restitutie plaats, tenzij dit tot de 14e dag voor de dag dat de dienstverlening zal starten bekend wordt gemaakt.
27. Annuleringen worden alleen in behandeling genomen indien schriftelijk of per email ingediend op werkdagen tijdens kantooruren. Annuleringen buiten deze kantooruren worden geacht te zijn verricht op de eerstvolgende werkdag.
28. Ingeval de opdrachtgever/klant om zijn moverende reden de overeenkomst tussentijds beëindigt is opdrachtgever/klant verplicht naast de tot dan toe door ons verrichte werkzaamheden en gemaakte kosten een niet voor verrekening vatbare schadeloosstelling te betalen van 10% over de hoofdsom, onverminderd het recht op verdere schadeloosstelling, als bedoeld onder F25.

G. Specifieke condities

29. Uiterlijk 14 dagen voor aanvang van de door ons te organiseren events en de daarbij behorende overeengekomen voorzieningen ontvangen wij de definitieve gegevens omtrent het te hanteren tijdschema en de opgave van het aantal deelnemers, bij gebreke waarvan de geaccordeerde offerte voor partijen bindend zal zijn, waarvan slechts kan worden afgeweken indien een en ander redelijkerwijs door ons valt te organiseren en onder de verplichting de daaruit voor ons voortvloeiende extra kosten te vergoeden.
30. Wij zijn gerechtigd op ieder moment zonder opzegtermijn het overeengekomene met de opdrachtgever/klant tussentijds te beëindigen wanneer bij herhaling en ondanks waarschuwing de opdrachtgever/klant de door ons te stellen huisregels overtreedt, dan wel zich anderszins zodanig gedraagt dat naar het redelijk oordeel van ons de orde en rust in het bedrijf in de meest ruime zin des woords, daardoor wordt verstoord of kan worden verstoord. Tussentijdse opzegging als hier bedoeld ontslaat de opdrachtgever/klant niet uit zijn overeengekomen financiële verplichtingen.

H. Slotbepaling

29. Op al onze diensten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De in deze algemene voorwaarden gemelde uitsluitingen en beperkingen van aansprakelijkheid gelden eveneens voor personeel van BuitenBusiness B.V. en/of door BuitenBusiness B.V. ingeschakelde derden.